Datenschutzerklärung

Diese Erklärung hat drei Teile. Teil A betrifft den Besuch dieser Website — dafür sind wir selbst verantwortlich. Teil B beschreibt im Überblick, was mit den Daten von Schuldnerinnen und Schuldnern in der Software IntCase geschieht; dort sind nicht wir, sondern die jeweilige Kanzlei oder Beratungsstelle verantwortlich, und wir handeln ausschließlich in deren Auftrag. Teil C fasst zusammen, welche Rechte Ihnen in beiden Fällen zustehen.

A. Diese Website

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
IntCase Automation UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Bahnhofstraße 48, 63179 Obertshausen
Vertreten durch die Geschäftsführer Alejandro Garrido und Christoph Nowak
E-Mail: kontakt@intcase.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG liegen derzeit nicht vor. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Hosting

Diese Website wird bei einem Hosting-Dienstleister in Deutschland in dessen Rechenzentrum in Nürnberg betrieben. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Auslieferung dieser Website erfolgt ausschließlich aus Deutschland; zum verbleibenden US-Dienstleister siehe Abschnitt 8.

3. Server-Logdateien

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Server automatisch die Daten, die Ihr Browser übermittelt: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem sowie die IP-Adresse. Diese Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Seite auszuliefern und Angriffe abwehren zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Die Protokolle werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Eine Auswertung zu Werbe- oder Statistikzwecken findet nicht statt.

4. Keine Cookies, kein Tracking, keine Inhalte Dritter

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Trackingwerkzeuge und bindet keine Inhalte Dritter ein — insbesondere keine externen Schriftarten, Kartendienste, Videoplayer oder Social-Media-Elemente. Sämtliche Dateien werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Deshalb erscheint hier auch kein Einwilligungsbanner: Es gibt nichts einzuwilligen.

5. Kontaktformular und Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben — Name, Kanzlei beziehungsweise Einrichtung, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Art der Einrichtung, ungefähres Fallvolumen und Ihre Nachricht — ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für unmittelbar damit zusammenhängende Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen — bei Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, spätestens nach zwölf Monaten. Anfragen beantworten wir in der Regel am nächsten Werktag, spätestens innerhalb von zwei Werktagen.

Für den Versand von E-Mails setzen wir einen europäischen E-Mail-Dienstleister mit Servern in Paris, Frankreich ein. Übermittelt werden dabei Ihre E-Mail-Adresse und der Nachrichtentext. Der Dienstleister verarbeitet diese Daten in der EU — ohne Übermittlung in ein Drittland.

Bitte übermitteln Sie uns über das Kontaktformular keine Mandats- oder Gesundheitsdaten und keine Angaben zu konkreten Schuldnerinnen und Schuldnern.

6. Empfänger

Eine Weitergabe Ihrer Daten findet nur an die genannten Auftragsverarbeiter (Hosting, E-Mail-Versand) statt sowie dann, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Ein Verkauf oder eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Die Namen unserer Dienstleister nennen wir auf Anfrage unter kontakt@intcase.de; Kanzleien und Beratungsstellen finden sie in der Anlage „Unterauftrags- verarbeiter“ zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

B. Die Software IntCase

Dieser Teil ist eine Information, keine eigene Rechtsgrundlage: Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten von Schuldnerinnen und Schuldnern ist die Kanzlei oder Beratungsstelle, die den Fall bearbeitet. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in deren Auftrag nach Art. 28 DSGVO und auf deren Weisung. Betroffene wenden sich mit Auskunfts- oder Löschverlangen daher bitte an ihre Kanzlei bzw. Beratungsstelle; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, unverzüglich dorthin weiter.

7. Was verarbeitet wird

Angaben zur Person und zum Haushalt, zu Einkommen und Vermögen, zu Gläubigern und Forderungen sowie hochgeladene Unterlagen (Fotos von Gläubigerschreiben, Einkommensnachweise) sowie ein Protokoll der bestätigten Angaben (Eingabeprotokoll) — also das, was der amtliche Antrag auf Eröffnung des Verbraucher- oder Regelinsolvenzverfahrens und seine Anlagen verlangen.

Außerdem halten wir fest, dass die betroffene Person vor der ersten Eingabe in die Einbindung von IntCase eingewilligt hat, und dass ihre Kanzlei insoweit von der Verschwiegenheit entbunden ist (berufsrechtliche Zustimmung nach § 43e Abs. 5 BRAO, keine Einwilligung nach Art. 6 DSGVO): Zeitpunkt, Wortlaut des bestätigten Textes, Sprache sowie IP-Adresse und Browserkennung des Geräts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — das Interesse, später belegen zu können, dass und worin eingewilligt wurde.

8. Wo verarbeitet wird

Auf Servern eines Hosting-Dienstleisters in Nürnberg. Personenbezogene Falldaten und alle hochgeladenen Dokumente werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Die Texterkennung hochgeladener Dokumente läuft lokal auf unseren eigenen Servern; ein Cloud-OCR-Dienst wird bewusst nicht eingesetzt. Zusätzlich speichert das Programm die Eingaben im Browser des Geräts der betroffenen Person (Local Storage), damit nichts verloren geht; das ist für den Betrieb erforderlich.

E-Mails aus der Software (Zugangslinks, Benachrichtigungen) versenden wir über einen europäischen E-Mail-Dienstleister mit Servern in Paris, Frankreich (keine Übermittlung in ein Drittland). Auch das Eingabeprotokoll — ein PDF mit allen Angaben, die die betroffene Person im Fragebogen bestätigt hat — wird auf diesem Weg als Anhang an sie selbst und an ihre Kanzlei bzw. Beratungsstelle gesendet. Hochgeladene Dokumente (Fotos von Gläubigerschreiben, Einkommensnachweise) werden nicht per E-Mail versendet. Hat die Kanzlei bzw. Beratungsstelle ihr eigenes E-Mail-Postfach in der Software verbunden, gehen die E-Mails an die betroffene Person und an ihre Gläubiger stattdessen von der Adresse der Kanzlei über deren E-Mail-Anbieter, den die Kanzlei selbst beauftragt hat.

Zur Strukturierung des erkannten Textes — also um aus einem Brief „Gläubiger", „Hauptforderung", „Aktenzeichen" zu machen — nutzen wir ein KI-Sprachmodell eines Anbieters in den USA. Vorher durchläuft der Text eine dreistufige Pseudonymisierung: Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Konto-, Steuer- und Aktenzeichen werden durch Platzhalter ersetzt. Findet eine abschließende Prüfung noch einen Personenbezug, wird der Aufruf vollständig unterbunden statt ungeprüft ausgeführt. Die Zuordnung der Platzhalter zu den echten Werten verlässt unseren Server nicht. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit diesem Anbieter auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), der diese Übermittlung absichert, ist derzeit in Vorbereitung.

9. Wie lange gespeichert wird

Das Löschkonzept sieht folgende Stufen vor:

• Fotos von Gläubigerschreiben werden gelöscht, sobald die Kanzlei den Fall an die betroffene Person übermittelt hat; erhalten bleiben nur die daraus übernommenen, geprüften Angaben. Liegt ein Fall 60 Tage lang ohne jede Aktivität still, werden sie ebenfalls gelöscht.
• Unterlagen für die Kanzlei: Die Kanzlei erhält Antrag, Eingabeprotokoll und die hochgeladenen Unterlagen zur Ablage in ihrer Handakte. Auf unserem Server wird diese Zusammenstellung verschlüsselt gespeichert und spätestens 14 Tage nach der Übermittlung an die betroffene Person gelöscht.
• Eingabeprotokoll: Ein Protokoll der von der betroffenen Person bestätigten Angaben geht per E-Mail an sie und an ihre Kanzlei. Gespeichert wird nur das jeweils letzte Protokoll (verschlüsselt); es wird mit dem Fall gelöscht.
• Nachweis der Einwilligung: IP-Adresse und Browserkennung werden mit dem Fall gelöscht. Danach bleibt sechs Jahre lang ein Datensatz ohne Namen und ohne Falldaten (Fallnummer, Zeitpunkt, Sprache, Version und Prüfsumme des Textes, Prüfsummen der Eingabeprotokolle), damit sich die Kanzlei und wir gegen Ansprüche verteidigen können (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).
• Einkommensnachweise bleiben darüber hinaus gespeichert, weil die Kanzlei sie über die Freigabe hinaus benötigt.
• Sind alle Phasen des Falls abgeschlossen, wird der Fall noch 30 Tage vorgehalten — damit die Kanzlei die Unterlagen in ihre Handakte übernehmen kann, nie jedoch vor Ablauf der 14-Tage-Frist oben — und danach vollständig gelöscht: Falldaten, Nachweise, Eingabeprotokoll und Zugänge. Erhalten bleibt ein Abrechnungsnachweis ohne Personenbezug. Für Fälle, die nie abgeschlossen werden, gilt dieselbe vollständige Löschung nach 60 Tagen ohne Aktivität.

Die Handakte der Kanzlei ist davon nicht berührt — für sie gelten deren eigene berufsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Ebenso liegen die versandten Eingabeprotokolle in den E-Mail-Postfächern der Empfänger; deren Löschung liegt nicht in unserer Hand.

10. Verschwiegenheit

Alle Personen, die bei uns Zugang zu Falldaten erhalten können, sind vor Aufnahme ihrer Tätigkeit als mitwirkende Personen nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die Strafbarkeit nach § 203 Abs. 4 StGB belehrt worden. Im Alltag sehen nur die betroffene Person und ihre Kanzlei die Falldaten. Ein anlassloser Zugriff auf Falldaten findet nicht statt: Wir greifen nur auf, wenn die Kanzlei bei einer Störung darum bittet. Als Betreiber der Software wären wir technisch dazu in der Lage; deshalb holt die Software vor der ersten Eingabe die Einwilligung der betroffenen Person ein.

C. Ihre Rechte

11. Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Für Anliegen zu dieser Website genügt eine Nachricht an kontakt@intcase.de. Für Daten aus einem Insolvenzverfahren wenden Sie sich bitte an Ihre Kanzlei oder Beratungsstelle (siehe Teil B).

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

13. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026.